Kein Outlook-Datenchaos auf Reisen mit SimpleSYN

Die Daten in Outlook sollen auf meinem Laptop und am Desktop-PC am Schreibtisch synchron sein. Unkompliziert und zuverlässig, das ist mir wichtig.

Seit mehr als zwei Jahren nutze ich nun SimpleSYN für diese administrative Tätigkeit. Der Austausch zwischen den beiden Computern funktioniert einwandfrei, nun wird es Zeit für ein Update.

Wer viel unterwegs ist kennt das: Es ist nicht immer einfach die Outlook-Daten auf allen Laptops, PCs und Smartphones synchron zu halten. Vor allem dann nicht, wenn man von Cloud-Diensten unabhängig sein möchte. Ich bin viel unterwegs und habe nicht überall eine Datenverbindung ins Internet verfügbar. Spätestens auf Reisen im Ausland nütze ich meinen Laptop zwischendurch auch offline.

Darum habe ich 2011 fürs Abgleichen meiner Outlook-Daten eine Alternative zu einem Cloud-System gesucht. Meine Wahl fiel damals auf das Programm SimpleSYN. Damals habe ich meine Erfahrungen mit SimpleSYN auch in einem Blogbeitrag beschrieben.

Bild: Arbeit im Zug

Bei der Arbeit unterwegs alle Outlook-Daten am Laptop mit dabei

Seit damals ist die Synchronisations-Software bei mir täglich im Einsatz. Das Hilfsprogramm gleicht die Outlook-Ordner zuverlässig im Hintergrund ab ohne ein Datenchaos zu verursachen.  Das war zu Beginn meine größte Sorge, dass E-Mails verschwinden, Termine im Terminkalender sich verschieben oder Kontakte völlig falsch synchronisiert werden könnten.

Selten werde ich beim Synchronisieren vom Programm um meinen Rat gefragt, zB. wenn auf einem Gerät ein Termin geändert wurde, am anderen dieser aber bereits gelöscht ist. Dann ist menschliche Hilfe erforderlich um zu entscheiden, welcher Eintrag in Outlook bestehen bleiben soll.

Bild: SimpleSYN Synchronisations-Konflikt

Bei Synchronisationskonflikten fragt SimpleSYN welcher Eintrag erhalten bleiben soll

So weit so gut. Eigentlich kann ich dem Motto “never touch a running system” viel abgewinnen. Wenn eine Software nach meinen Vorstellungen läuft, warum sollte ich etwas daran ändern?

Nun wurde es aber doch einmal Zeit für ein Update auf die neueste Version von SimpleSYN. Das ist keine Hexerei, die aktuelle Version 3 wird einfach über die alte drüber installiert. Einmalig muss der Konfigurations-Wizard auf beiden PCs durchlaufen um die neue Verbindung zu konfigurieren. Alle Synchronisationseinstellungen bleiben erhalten. Fertig.

SimpleSYN Business 3

Nun dachte ich, wenn ich schon einmal beim Aktualisieren der Software bin kann ich auch etwas Neues ausprobieren. Bisher nutzte ich die SimpleSYN Standard-Version, aber die Business-Version hat auch einige interessante Features.  Zweifelsohne ist diese Version für größere Unternehmen gedacht und kann ihre Stärken ausspielen wenn mehrere Benutzer ihre Daten synchron halten wollen.

Mich hat vor allem die Möglichkeit beeindruckt, dass mit der Business-Version eine Synchronisation nicht nur über W-LAN bzw. im eigenen Netzwerk sondern auch übers Internet möglich ist. Also weltweit, sofern ein Internetanschluss besteht. Indirekt ist so auch auf Reisen eine Datensicherung seiner Outlook-Daten möglich.

Einfache Installation

Um die Business-Version nutzen zu können muss die Standard-Version von SimpleSYN erst deinstalliert werden. Nach dem Download der Business-Version läuft die Installation selbsterklärend und erfreulich unspektakulär.

Mein Desktop-PC ist als Server eingerichtet, der Laptop als Client. Hier könnten noch weitere Computer ins Netzwerk aufgenommen werden. Wer nicht sicher ist ob die Computer schon verbunden sind wirft einen Blick in den Menüpunkt “Status”. Spätestens wenn sich Daten auf dem anderen Gerät ändern sollte die Synchronisation angezeigt werden.

Bild: SimpleSYN Synchronisationsvorgang

SimpleSYN beim Synchronisieren der Outlook-Daten

Bei den Synchronisationseinstellungen hat der User die Möglichkeit bestimmte Ordner von der Synchronisation auszuschließen oder nur in eine Richtung zuzulassen (zB. nur von Server Richtung Client oder umgekehrt).

Ich lasse alle Daten bei Mails, Kalender, Aufgaben, Notizen und Kontakte in Outlook in beide Richtungen abgleichen. Ich finde es praktisch, wenn alle Daten auf beiden Geräten gleich sind. Oft suche ich unterwegs nach Informationen in älteren Mails oder im Kalender.

Datenabgleich im Hintergrund

Das erste Mal kann der Datenabgleich etwas länger dauern, im laufenden Betrieb werden nur noch die veränderten Informationen synchronisiert und das geht meist bei sehr schnell.

Auch Datenkonflikte können zu Beginn angezeigt werden, da nicht klar ist welche Daten auf welchem Computer behalten werden sollen und welche nicht.

Bild: SimpleSYN Synchronisationseinstellungen

Bei SimpleSYN können die zu synchronisierenden Ordner ausgewählt werden

Internet-Synchronisation von Outlook

SimpleSYN startet automatisch beim Start des Computers und sucht nach einer Verbindung zu anderen SimpleSYN Geräten. Ich war sofort neugierig, wie der Datenabgleich zwischen den Computern nun übers Internet funktioniert. Während ich noch auf der Support-Seite nach den notwendigen Informationen suchte begann das Synchronisieren bereits. Es ist also nichts zu tun, die Internet-Synchronisation funktioniert bei Online-Kontakt automatisch ohne groß Einstellungen vornehmen zu müssen.

Das finde ich sehr praktisch, da ich mich als Anwender mit der Technik ohnehin nicht im Detail auseinandersetzen möchte. Apropos Technik: Mit der neuen Version 3 bin ich auch für die Zukunft gerüstet. Das Programm läuft u.a. auch unter Windows 8, Outlook 2013, Windows Server 2008 R2 und Windows Server 2012. Außerdem funktioniert die Internet-Synchronisation auch dann, wenn UMTS-Provider, Firewalls oder Router bestimmte Protokolle sperren oder nicht unterstützen.

Fazit

Rund einen Monat läuft die Business-Version bei mir nun im Alltagsbetrieb. Wie schon bei der SimpleSYN Standard-Version funktioniert das Synchronisieren von Outlook einwandfrei und ich bin mit den Erfahrungen sehr zufrieden. Vor allem für User, die eine Alternative zu Cloud-Lösungen suchen, kann ich das Programm empfehlen. In der Business-Version finde ich vor allem die Internet-Synchronisierung praktisch.

Beide Versionen von SimpleSYN kann man übrigens 30 Tage kostenlos testen, bevor man sich für den Kauf entscheidet.

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Die SimpleSYN Software wurde von SimpleSYN zur Verfügung gestellt. So kann der Lagzeit-Test im Reisealltag durchgeführt werden. Wie immer bleibt meine Meinung in der Berichterstattung davon unberührt.

Kommentare

  1. Christina meint

    Mensch bist du organisiert. Ich bin schon froh, wenn ich die Bilder von der Kamera brav benenne UND die von meinem Handy. ;-D
    Aber kann ich gut verstehen.
    Mit meinem kleinen Netbook arbeite ich ja nicht wirklich. Das hab ich nur dabei, damit ich was größeres als mein Handy hab und ein wenig Bilder bearbeiten kann (aber wirklich gerne benutze ich es dafür nicht). Falls ich mir irgendwann mal ein “richtiges” Netbook kaufe, kann ich ja drüber nachdenken. ;-)

    Liebe Grüße
    Christina, die Trabi-um-die-Welt-Mitreisende

  2. Andersreisender meint

    @Christina: Ach ja – das Thema Bilder ist ein ganz anderes. Ein nach wie vor chaotischer Bereich in meinem Leben. Da scheinst Du beim Aufarbeiten konsequenter zu sein als ich. ;-)

    Der Vorteil von der Synchronisierungs-Software ist, dass Outlook automatisch abgeglichen wird. Einmal installiert brauche ich mich nicht mehr um dieses Thema kümmern. Viel weniger Arbeit also als mit den Bildern. :-)

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